Spara pengar – Här läcker ditt företag och så sätter du stopp

Spara pengar – Här läcker ditt företag och så sätter du stopp

May 7, 2020

Under coronakrisen är det viktigare än någonsin att skära ner på bolagets kostnader. När det kommer till driva företag är det lätt hänt att många små utgifter resulterar i sämre likviditet, och därmed en försämrad motståndskraft mot oförutsedda händelser. Vi har listat 6 vanliga områden där företag blöder onödiga pengar och hur du sätter stopp för det.

1. Faktureringen

Betalar en del kunder lite väl sent? Har du inte någon rutin för att säkerställa att kunderna betalar i tid är det högst troligt att dina kunder redan lärt sig att de kan dra på betalningarna. Särskilt när tiderna blir tuffare, ökar också risken för att dina kunder drar ut på att betala sina räkningar.

Lösningen? Ta fram en enkel rutin för att hantera uteblivna betalningar. Lägg in en liten påminnelse i kalendern och titta igenom kundreskontran varje eller varannan vecka – eller ännu bättre, använd ett faktureringsprogram, exempelvis Billogram eller Fortnox som har inbyggda verktyg för uppföljning, påminnelser och vid behov inkasso.

Läs mer : 5 praktiska tips för hur du kan få betalt snabbare

Tänk igenom vilka insatser som kan behöva göras och när. Kanske är det läge att skicka en vänlig påminnelse efter en vecka. Om det inte ger någon effekt är ett telefonsamtal ett effektivt sätt. En andra påminnelse bör innehålla ett förtydligande om att kunden kommer att debiteras dröjsmålsräntor, något som tydligt skall framgå redan när första fakturan skickas. Om kunden fortsätter att nonchalera betalningen kan det vara läge att stoppa eventuell tillgång till dina tjänster eller leveranser. Vid behov kan ärendet lämnas över till ett inkassobolag för betydligt skarpare insatser.

affärsman glad sparar pengar skär kostnader

2. Finansieringen

Har du koll på vad företagets finansiering kostar i slutändan? Summor som verkar små och obetydliga har en förmåga att växa sig stora! Många former av finansiering kostar ofta mer än vad de initiala villkoren ger sken av. Exempelvis kan en checkkredit kännas som en bra försäkring när kontot behöver övertrasseras men se till att avsluta checkkrediten när du märker att du inte längre är i behov av den.

För en checkkredit från banken betalar man till exempel en årsavgift även när krediten inte används. Det mest prisvärda alternativet är att ha en tillgänglig kredit redo ifall behovet skulle uppstå – och att den krediten inte kostar något innan den används.

Långa leasingavtal och lån kan, precis som en checkkredit, innebära onödiga kostnader vid det fall bolaget inte behöver ha tillgång till dessa pengar över hela året. Att betala en till synes ok ränta för pengar som inte behövs är onödigt dyrt.

Se även över så att ni betalar era leveransfakturor i tid för att slippa onödiga dröjsmålsräntor. Du kan alltid försöka att förhandla fram bättre betalningsvillkor. Slutligen, är det några av företagets lån som kan betalas av helt? Kanske finns det mer passande finansieringsalternativ som speglar företagets behov? Ibland kan en högre ränta eller avgift vara bättre än ett alternativ med en lägre ränta, så länge du endast betalar för den finansiering som företaget verkligen behöver.

3. Kontoret

Visst är det härligt med stora kontor, men i takt med att samhället blir allt mer digitaliserat så har också behovet av härliga och rymliga kontor förändrats. Den trenden har blivit extra påtaglig under coronakrisen, då anställda på otaliga bolag har tvingats – och börjat vänja sig vid – att jobba hemifrån.

Lokalhyra är vanligtvis en av de största kostnadsposterna för ett bolag. Ofta handlar det om långa kontrakt, som binder upp ditt kapital många år framåt Kanske är det rent av så att ditt företag inte behöver ett kontor över huvud taget? Med den moderna tekniken för kommunikation som finns tillgänglig idag är det allt fler företag som väljer att dra ner på kontorskostnaderna och faktiskt skippa kontoret helt – speciellt små företag som är i uppstartsfasen. Känns detta allt för drastiskt så kan ett alternativ vara att dela kontor med andra företag eller söka er till kontorshotell. Då slipper du ofta även kostnaden av att köpa in exempelvis möbler, skrivare, nätverk, försäkring och sparar på så vis in lite pengar även där.

4. Slöseri av kompetens

Köp in tjänster! Visst, det kan låta något motsägelsefullt att argumentera för att betala för någonting när det pratas om sätt att spara pengar på, men ibland kan det faktiskt vara det mest lönsamma i det stora hela. Börja med att addera ihop all den tid du lägger på löneutbetalningar, fakturabetalningar, fakturering, HR-frågor och allt annat administrativt arbete. Du kommer att förvånas över hur mycket av din tid allt detta faktiskt tar – tid som du med fördel kan lägga på mer värdeskapande insatser. Så i det stora hela kan det faktiskt visa sig vara mycket mer effektivt för företaget, och lönsamt, att köpa in denna hjälp.

Mindre företag är ofta mindre benägna än sina större motsvarigheter att utnyttja olika verktyg för att effektivisera verksamheten (“digitala klyftan”). Ett tidsbesparande alternativ är att börja använda sig av automatiserade verktyg, som hjälper bolaget att smidigt sköta kundanskaffning, ekonomihantering och övrig administration. För den gamla klyschan stämmer faktiskt Tid är pengar!

5. Småutgifter

Ett enkelt sätt att spara pengar i ditt företag är att se över dina små utgifter. I tider som denna är det en faktiskt en hygienfaktor bland bolag som bolag. Mindre utgifter kan till synes verka harmlösa och inte något som kommer att göra någon skillnad i det stora hela – men många bäckar små…

För att få bättre kontroll på kostnaderna, och för att få en klar bild av vad de faktiskt kostar dig, bör du i slutet av varje månad sätta dig ner och addera ihop alla småutgifter för att få en helhetsbild av vad de faktiskt kostar företaget. Gå sedan igenom var och en av dem och resonera med dig själv och dina medarbetare om dessa var nödvändiga eller ej. I nio fall av tio kommer ni antagligen att vara överens om att det var en utgift ni hade kunnat vara utan.

Läs också: Sveriges största företagarprofiler ger sina råd i krisen

6. Marknadsföring

Det är lätt att sätta undan en summa pengar i budgeten som varje månad skall spenderas på marknadsföring och annan typ av reklam. Detta är naturligtvis bra men se till att inte slarva med uppföljningen. Kan ni se någon effekt? Får ni valuta för pengarna? Kanske är det så att just ditt bolag gynnas mer av att synas på relevanta branschmässor än att köpa en massa annonser på Aftonbladet.

Målet med effektiv marknadsföring – särskilt om den bedrivs digitalt – är att kunna räkna ut den faktiska avkastningen på de slantar du spenderat. Ju mer riktad och träffsäker du är i din kommunikation och de kanaler du väljer att synas i, desto lägre blir kostnaden för varje kund som du håvar in.

Visst, en del marknadsföring ger inte omedelbar effekt, men är bra i det långa loppet, men se till att hålla koll. Visar det sig att du inte får någon effekt av den marknadsföring du betalar för kan det vara läge att se över andra sätt att synas på eller kanske till och med pausa den utgiften en tid.

Likviditeten – bolagets kortsiktiga betalningsförmåga – har sällan varit viktigare att prioritera än idag. Se till att det finns någon i företaget som har koll på ekonomin, och som förstår sig på siffrorna. Annars kan det vara en bra idé att anlita en kunnig revisor eller ekonomikonsult. Ju mindre koll du har på ekonomin, ju större är chansen att du kommer att slösa ännu mer med dina pengar och tillgångar – så håll dig uppdaterad!

Missa inte: Skakiga tider att vänta – 7 tips för att gardera ditt bolag