Spara pengar – Här läcker ditt företag och så sätter du stopp

Hål att stoppa pengar i är någonting som de flesta känner igen, ofta i den utsträckning att hålen dessutom är fler än pengarna som skall fylla dem – tyvärr! När det kommer till företag är det lätt hänt att dessa många småhål snabbt förvandlas till blödande likviditetssår. Därför är det viktigt att ha stenkoll på var det är ditt företag faktiskt blöder pengar för att veta hur du skall kunna plåstra ihop dessa läckande sår och spara pengar i ditt företag. Vi har listat sex vanliga områden där företag blöder onödiga pengar och hur du sätter stopp för det!

1. Faktureringen

Betalar en del kunder lite väl sent? Har du inte någon rutin för att säkerställa att kunderna betalar i tid är det högst troligt att dina kunder redan lärt sig att de kan dra på betalningarna. Ta fram en enkel rutin för att hantera uteblivna betalningar. Lägg in en liten påminnelse i kalendern och titta igenom kundreskontran varje eller varannan vecka – eller ännu bättre, använd ett faktureringsprogram, exempelvis Billogram eller Fortnox som har inbyggda verktyg för uppföljning, påminnelser och vid behov inkasso.

Tänk igenom vilka insatser som kan behöva göras och när. Kanske är det läge att skicka en vänlig påminnelse efter en vecka. Om det inte ger någon effekt är ett telefonsamtal ett effektivt sätt. En andra påminnelse bör innehålla ett förtydligande om att kunden kommer att debiteras dröjsmålsräntor, något som tydligt skall framgå redan när första fakturan skickas. Om kunden fortsätter att nonchalera betalningen kan det vara läge att stoppa eventuell tillgång till dina tjänster eller leveranser. Vid behov kan ärendet lämnas över till ett inkassobolag för betydligt skarpare insatser.

2. Finansieringen

Har du koll på vad företagets finansiering kostar i slutändan? Summor som verkar små och obetydliga har en förmåga att växa sig stora! Många former av finansiering kostar ofta mer än vad de initiala villkoren ger sken av. Exempelvis kan en checkkredit kännas som en bra försäkring när kontot behöver övertrasseras men se till att avsluta checkkrediten när du märker att du inte längre är i behov av den. Långa leasingavtal och lån kan, precis som en checkkredit, innebära onödiga kostnader vid det fall bolaget inte behöver ha tillgång till dessa pengar över hela året. Att betala en till synes ok ränta för pengar som inte behövs är onödigt dyrt.

Se även över så att ni betalar era leveransfakturor i tid för att slippa onödiga dröjsmålsräntor. Du kan alltid försöka att förhandla fram bättre betalningsvillkor. Slutligen, är det några av företagets lån som kan betalas av helt? Kanske finns det mer passande finansieringsalternativ som speglar företagets behov? Ibland kan en högre ränta eller avgift vara bättre än ett alternativ med en lägre ränta, så länge du endast betalar för den finansiering som företaget verkligen behöver.

3. Kontoret

Visst är det härligt med stora kontor, men i takt med att samhället blir allt mer digitaliserat så har också behovet av härliga och rymliga kontor förändrats. Kanske är det rent av så att ditt företag inte behöver ett kontor över huvud taget? Det kanske till och med är så att dina anställda föredrar att arbeta hemifrån. Med den moderna tekniken för kommunikation som finns tillgänglig idag är det allt fler företag som väljer att dra ner på kontorskostnaderna och faktiskt skippa kontoret helt – speciellt små företag som fortfarande är i uppstartsfasen. Känns detta allt för drastiskt så kan ett alternativ vara att dela kontor med andra företag eller söka er till kontorshotell. Då slipper du ofta även kostnaden av att köpa in exempelvis möbler, skrivare, nätverk, försäkring och sparar på så vis in lite pengar även där.

4. Slöseri av kompetens

Köp in tjänster! Visst, det kan låta något motsägelsefullt att argumentera för att betala för någonting när det pratas om sätt att spara pengar på, men ibland kan det faktiskt vara det mest lönsamma i det stora hela. Börja med att addera ihop all den tid du lägger på löneutbetalningar, fakturabetalningar, fakturering, HR-frågor och allt annat administrativt arbete. Du kommer att förvånas över hur mycket av din tid allt detta faktiskt tar – tid som du med fördel kan lägga på mer värdeskapande insatser. Så i det stora hela kan det faktiskt visa sig vara mycket mer effektivt för företaget, och lönsamt, att köpa in denna hjälp. För den gamla klyschan stämmer faktiskt – Tid är pengar!

5. Småutgifter

Ett enkelt sätt att spara pengar i ditt företag är att se över dina små utgifter. Små utgifter kan till synes verka harmlösa och inte något som kommer att göra någon skillnad i det stora hela – men många bäckar små… För att få bättre kontroll på dina småutgifter, och för att få en klar bild av vad de faktiskt kostar dig, bör du i slutet av varje månad sätta dig ner och addera ihop alla småutgifter för att få en helhetsbild av vad de faktiskt kostar företaget. Gå sedan igenom var och en av utgifterna och resonera med dig själv och dina medarbetare om dessa var nödvändiga eller ej. I nio fall av tio kommer ni antagligen att vara överens om att det var en utgift ni hade kunnat vara utan.

6. Marknadsföring

Det är lätt att sätta undan en summa pengar i budgeten som varje månad skall spenderas på marknadsföring och annan typ av reklam. Detta är naturligtvis bra men se till att inte slarva med uppföljningen! Kan ni se någon effekt? Får ni valuta för pengarna? Visst, en del marknadsföring ger inte omedelbar effekt, men är bra i det långa loppet, men se till att hålla koll! Visar det sig att du inte får någon effekt av den marknadsföring du betalar för kan det vara läge att se över andra sätt att synas på eller kanske till och med pausa den utgiften en tid.

Ja, det finns ändlösa hål i ett företag som kan blöda pengar och det absolut viktigaste du kan göra är faktiskt att se till att ha koll på företagets ekonomi – eller se till att det finns någon som har det! Ju mindre koll du har på ekonomin, ju större är chansen att du kommer att slösa ännu mer med dina pengar och tillgångar – så håll dig uppdaterad!